Hygienedokumentation: 7 Fehler vor der Lebensmittelkontrolle

Bei einer Lebensmittelkontrolle entscheidet selten die Küche, sondern der Ordner. Fünf Prüfpunkte pro Tag, Belehrungsnachweise mit einer Folgebelehrung mindestens alle zwei Jahre nach § 43 Abs. 4 IfSG und die Allergeninformation für 14 kennzeichnungspflichtige Stoffe sind der Kern dessen, was vorzulegen ist. Dieser Beitrag zeigt die typischen Fehler in der Hygienedokumentation und was ein Kontroll-Ordner enthalten muss, der einer Prüfung standhält.

Was die Lebensmittelkontrolle tatsächlich sehen will

Die amtliche Lebensmittelüberwachung prüft bei einer Kontrolle zwei Dinge: den Zustand des Betriebs und den Nachweis, dass Sie ihn selbst überwachen. Artikel 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 verpflichtet jeden Lebensmittelunternehmer, ein auf den HACCP-Grundsätzen beruhendes Verfahren einzurichten und aufrechtzuerhalten. Eine saubere Küche ohne Aufzeichnungen erfüllt diese Pflicht nicht, weil sich eine Eigenkontrolle nur aus Aufzeichnungen belegen lässt.

Der Unterschied zwischen einem ruhigen und einem unangenehmen Kontrolltermin liegt deshalb selten an der Küche. Er liegt an dem, was Sie in den ersten fünf Minuten auf den Tisch legen können. Gefragt wird in aller Regel nach vier Stapeln:

• Die Tagesdokumentation der Eigenkontrolle: Kühltemperaturen, Wareneingang, Reinigung, Schädlingskontrolle.
• Die Personalnachweise: Belehrungen nach § 43 IfSG und Schulungsnachweise nach § 4 LMHV.
• Die Allergeninformation zu allen angebotenen Speisen nach der LMIV (EU) Nr. 1169/2011.
• Das Verfahren selbst, also die Beschreibung der Eigenkontrolle, die Sie nach Artikel 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 eingerichtet haben.

Die sieben häufigsten Fehler in der Hygienedokumentation

Die folgenden Fehler tauchen in Gastronomie und Lebensmittelhandwerk immer wieder auf. Sie haben eines gemeinsam: Keiner davon ist ein Hygieneproblem, jeder davon ist ein Nachweisproblem.

• Der Sonntag fehlt. Dokumentiert wird nur an Werktagen, obwohl der Betrieb am Wochenende geöffnet hat. Für die Eigenkontrolle zählt jeder Kalendertag mit Betrieb, nicht der Bürokalender.
• Die Woche wird nachgetragen. Sieben Tage Temperaturwerte in einer Handschrift und mit demselben Stift sehen aus wie das, was sie sind: eine Rekonstruktion.
• Die Erstbelehrung liegt bei der Mitarbeiterin statt im Betrieb. Die Bescheinigung nach § 43 Abs. 1 IfSG gehört in Ihre Unterlagen, sonst können Sie sie am Kontrolltag nicht vorlegen.
• Die Folgebelehrung wird vergessen. Sie ist nach § 43 Abs. 4 IfSG mindestens alle zwei Jahre fällig, und zwar durch den Unternehmer, nicht durch das Gesundheitsamt.
• Die Hygieneschulung findet nur mündlich statt. § 4 LMHV verlangt eine der Tätigkeit angepasste Schulung, deren Durchführung nachzuweisen ist. Ohne Datum, Inhalt und Teilnehmerliste existiert sie im Kontrollverfahren nicht.
• Die Allergenangaben stehen im Kopf des Kochs. Bei loser Ware müssen die Angaben nach der LMIV (EU) Nr. 1169/2011 den Gästen vor der Bestellung zugänglich sein.
• Abweichungen werden gar nicht notiert. Eine Dokumentation, in der über Monate nie etwas auffällt, überzeugt niemanden. Der eigentliche Beleg funktionierender Eigenkontrolle ist die notierte Abweichung samt dokumentierter Korrekturmaßnahme.

Keiner dieser Punkte kostet im Alltag mehr als ein paar Minuten. Teuer werden sie ausschließlich rückwirkend, wenn jemand nach dem Nachweis für einen Zeitraum fragt, in dem niemand etwas aufgeschrieben hat. Nachträglich lässt sich ein solcher Zeitraum nicht mehr heilen.

Fünf Punkte pro Tag: die Tages-Checkliste der Eigenkontrolle

Eine Eigenkontrolle, die im Alltag durchhält, ist kurz. HygienePilot arbeitet deshalb mit fünf festen Punkten pro Tag, die sich in jedem Betrieb mit Lebensmittelkontakt abhaken lassen:

• Kühltemperaturen morgens gemessen und notiert (Artikel 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004, Anhang II Kapitel IX).
• Wareneingang: Temperatur, Frische und Mindesthaltbarkeitsdatum geprüft (Anhang II Kapitel I und IX).
• Reinigung nach Plan erledigt (Anhang II Kapitel I, Räumlichkeiten sauber halten).
• Kühltemperaturen abends gemessen und notiert (Artikel 5, Anhang II Kapitel IX).
• Sichtprüfung Schädlinge und Köderstationen in Ordnung (Anhang II Kapitel I, Schädlingsbekämpfung).

Ein Tag gilt erst als vollständig, wenn alle fünf Punkte erledigt sind. Diese Alles-oder-nichts-Regel wirkt streng, hat aber einen praktischen Grund: Ein zu achtzig Prozent dokumentierter Tag ist bei einer Kontrolle ein lückenhafter Tag, und die Diskussion darüber führen Sie im Zweifel im Stehen zwischen Kühlhaus und Tresen.

Wichtig ist außerdem die Zählweise über den Zeitraum. Der Kontroll-Ordner zählt jeden Kalendertag im gewählten Zeitraum, nicht nur Werktage, und listet die Tage ohne Eintrag einzeln mit Datum auf. Sie sehen die Lücken damit, bevor jemand anders sie sieht.

Personal: drei Nachweise, zwei Zuständige

Der zweite Stapel, nach dem regelmäßig gefragt wird, betrifft das Personal. Hier werden drei Nachweise verwechselt, die getrennt zu führen sind und unterschiedliche Zuständige haben.

Die Erstbelehrung nach § 43 Abs. 1 IfSG führt das Gesundheitsamt oder ein amtlich ermächtigter Arzt durch, und zwar vor der ersten Tätigkeit mit Lebensmitteln. Die Eingangsbelehrung bei Tätigkeitsbeginn und die Folgebelehrung mindestens alle zwei Jahre liegen dagegen beim Unternehmer, also bei Ihnen (§ 43 Abs. 4 IfSG). Wer nur die Bescheinigung des Amtes im Ordner hat, hat ein Drittel des Nachweises.

Davon getrennt steht die Hygieneschulung. § 4 LMHV verlangt Fachkenntnisse für den Umgang mit leicht verderblichen Lebensmitteln, eine der Tätigkeit angepasste Schulung und den Nachweis ihrer Durchführung. Anhang II Kapitel XII der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 verlangt zusätzlich die Schulung in Fragen der Lebensmittelhygiene. Der oft gehörte jährliche Rhythmus ist dagegen eine Empfehlung nach DIN 10514 und dem Stand der Technik, keine gesetzliche Frist. Wir kennzeichnen ihn genau so, weil eine erfundene Frist in einem Compliance-Text niemandem hilft.

In der Personalampel wirkt sich diese Unterscheidung unmittelbar aus. Rot steht für eine fehlende Erstbelehrung oder eine überfällige Folgebelehrung. Gelb steht dafür, dass eine Frist in dreißig Tagen oder weniger abläuft oder dass keine Hygieneschulung dokumentiert ist. Eine überschrittene Schulungsempfehlung wird bewusst nie rot, weil sie eben keine gesetzliche Frist ist.

Allergene: 14 Stoffe, auch bei loser Ware

Die dritte Standardfrage gilt der Allergeninformation. Die LMIV (EU) Nr. 1169/2011 macht 14 Stoffe kennzeichnungspflichtig, ausdrücklich auch bei loser und unverpackter Ware, also beim Tellergericht, an der Theke und am Buffet. Den Gästen muss die Information vor der Bestellung zugänglich sein. Diese 14 Stoffe sind es:

• Glutenhaltiges Getreide
• Krebstiere
• Eier
• Fische
• Erdnüsse
• Sojabohnen
• Milch einschließlich Laktose
• Schalenfrüchte, also Nüsse
• Sellerie
• Senf
• Sesamsamen
• Schwefeldioxid und Sulfite
• Lupinen
• Weichtiere

In der Praxis scheitert es selten am Wissen und fast immer an der Pflege. Eine ausgedruckte Allergenmatrix ist an dem Tag falsch, an dem ein Lieferant wechselt oder eine Sauce neu angesetzt wird. Deshalb gehört die Zuordnung dorthin, wo die Gerichte ohnehin gepflegt werden, und die Gästekarte wird daraus erzeugt statt zusätzlich gepflegt. Zwei Listen, die auseinanderlaufen, sind schlechter als eine.

Was fehlende Nachweise kosten können

§ 60 LFGB behandelt Verstöße, unter anderem gegen Schulungs- und Nachweispflichten in Verbindung mit § 10 LMHV, als Ordnungswidrigkeit. Der Bußgeldrahmen reicht bis 100.000 €. Kommt eine Gefährdung der Gesundheit hinzu, steht nach § 58 LFGB eine Straftat im Raum, die mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe bedroht ist.

Diese Zahlen sind Rahmen, keine Prognose. Der Regelfall bei reinen Dokumentationslücken ist unspektakulärer und trotzdem lästig: Nachforderung der Unterlagen, Nachkontrolle, im Wiederholungsfall Auflagen. Die eigentlichen Kosten entstehen durch die Arbeitszeit, die eine zweite Kontrolle und das nachträgliche Zusammensuchen von Unterlagen binden.

Der Kontroll-Ordner: was Sie am Kontrolltag vorlegen

Am Kontrolltag hilft nur eines: ein einziger Nachweis, der den geprüften Zeitraum vollständig abbildet. HygienePilot erzeugt ihn als Kontroll-Ordner für einen wählbaren Zeitraum und legt genau diese Bestandteile zusammen:

• Zeitraum von und bis, mit dem Datum der Erstellung.
• Die Zahl der dokumentierten Tage im Zeitraum.
• Die Tage ohne Eintrag, einzeln mit Datum statt als beschönigende Quote.
• Den Belehrungs- und Schulungsstand jedes Mitarbeiters mit Ampel und Fälligkeitsdatum.
• Alle Gerichte mit den zugeordneten Allergenen im Klartext.
• Die Rechtshinweise zu Artikel 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004, zu § 43 IfSG, zur Schulungsempfehlung und zur LMIV.

Dass die fehlenden Tage im Nachweis mit aufgeführt werden, ist Absicht und kein Versehen. Eine Dokumentation, die Lücken versteckt, fällt bei der ersten Rückfrage auseinander. Eine, die Lücken benennt, macht sie behebbar, solange dafür noch Zeit ist.

Eine letzte Ehrlichkeit gehört dazu: Software dokumentiert Ihre Eigenkontrolle nach Artikel 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004. Sie ersetzt weder ein vollständiges HACCP-Konzept noch eine Hygiene- oder Rechtsberatung. Was sie zuverlässig übernimmt, ist der Teil, an dem es im Alltag scheitert: täglich erinnern, sauber festhalten und auf Knopfdruck vorlegen.

Häufige Fragen

Was muss ich bei einer Lebensmittelkontrolle vorlegen?

Vorzulegen sind die Aufzeichnungen Ihrer Eigenkontrolle, die Personalnachweise und die Allergeninformation. Die Eigenkontrolle nach Artikel 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 belegen Sie mit der Tagesdokumentation, das Personal mit den Belehrungen nach § 43 IfSG und den Schulungsnachweisen nach § 4 LMHV, die Speisen mit der Allergenkennzeichnung nach der LMIV (EU) Nr. 1169/2011.

Was ist der häufigste Fehler in der Hygienedokumentation?

Lücken an Tagen, an denen im Betrieb niemand an die Dokumentation denkt. Für die Eigenkontrolle zählt jeder Kalendertag mit Betrieb, also auch Samstag, Sonntag und Feiertag. Wer nur werktags einträgt, produziert planmäßig Fehltage. Auf Platz zwei folgt das nachträgliche Ausfüllen ganzer Wochen kurz vor einem Termin.

Muss die Hygieneschulung jedes Jahr wiederholt werden?

Nein, der jährliche Rhythmus ist eine Empfehlung nach DIN 10514 und dem Stand der Technik, keine gesetzliche Frist. Gesetzlich gefordert sind die der Tätigkeit angepassten Fachkenntnisse mit Nachweis nach § 4 LMHV und die Schulung nach Anhang II Kapitel XII der Verordnung (EG) Nr. 852/2004. Fest terminiert ist dagegen die Folgebelehrung nach § 43 Abs. 4 IfSG, nämlich mindestens alle zwei Jahre.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung und kein HACCP-Konzept. Maßgeblich sind die Vorgaben der für Sie zuständigen Lebensmittelüberwachung.